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经营主体登记档案管理办法
（征求意见稿）
第一章 总 则
第一条 为加强经营主体登记档案的规范化管理，有效保护和利用经营主体登记档案，充分发挥其在促进和服务社会经济发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》等法律法规，制定本办法。
第二条 本办法所称经营主体登记档案（以下称登记档案），是指县级以上地方人民政府承担经营主体登记工作的部门（以下称登记机关）依法在经营主体登记注册过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。为经营主体登记、监督管理、行政执法等提供基本依据，为国民经济发展提供有关基础信息。
第三条 经营主体登记档案实行统一标准、分级管理、一户一档、集中保管原则。
国家市场监督管理总局主管全国经营主体登记档案管理工作，制定经营主体登记档案管理的制度措施，推进登记档案管理标准化、规范化，指导地方登记机关依法有序开展登记档案管理工作。
县级以上登记机关负责本级经营主体登记档案管理工作，依法履行登记档案管理职责。
各级国家档案主管部门依法履行档案管理职责，加强对经营主体登记档案工作的监督、指导和检查。
第二章 收集与保管
第四条 登记档案包括依法核准登记注册的公司、非公司企业法人及其分支机构，个人独资企业、合伙企业及其分支机构，农民专业合作社（联合社）及其分支机构，个体工商户，外国公司分支机构和法律、行政法规规定的其他经营主体登记档案。
第五条 登记档案的文件材料归档范围包括经营主体设立登记、变更登记、注销登记、撤销登记、备案等文件材料。包含以下方面：
（一）申请材料。经营主体向登记机关提交的申请文书、材料。
（二）审批材料。登记机关作出登记决定时出具的审核类文件。
（三）其他需要归档的材料。
文件材料归档范围和保管期限表见附件。文件材料保管范围和保管期限表可根据形式任务需要，经国家档案管理部门批准后进行优化调整。
第六条 登记档案的整理遵循一户一档、一档多卷的原则。主要包括：组卷、排列、编页、编目、编号、装订、装盒等。立卷时须确保文件材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
登记机关内承担经营主体登记工作和档案管理工作部门有分工的，应做好归档文件材料的移交工作。
第七条 登记机关应当加强档案基础设施建设，配置符合国家规定的档案库房和必要的设施设备，做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防光、防尘、防高温和防污染，库房温湿度符合国家有关规定，配备档案工作所需的工作设备。
登记机关应当完善档案管理制度，建立健全档案安全工作机制，提高档案安全应急处置能力。
第八条 经营主体存续期间，登记档案保管期限与存续期一致。
已注销登记的经营主体登记档案，纸质档案销毁前，登记机关应通过信息化手段建立纸质档案的数字化副本。
对需要继续保存的注销经营主体的纸质档案，可重新划定保管期限或经协商同意后，移交同级国家综合档案主管部门。经鉴定仍有保存价值的档案，可延长保管期限；确无继续保存价值的档案，应当清点核对，登记造册，经同级国家综合档案主管部门审批后送指定销毁机构，销毁清册应当永久保存。
第三章 档案信息化建设
第九条 国家市场监督管理总局探索推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
各地登记机关应加强登记档案管理信息化建设，推动经营主体登记档案电子化、影像化，保障电子档案、纸质档案数字化成果的安全保存和有效利用。
第十条 经营主体电子登记档案归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式。归档时间最迟不能超过办理完毕后的2个月。
经营主体电子登记档案归档应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的电子文件应当解除加密技术手段后归档。
第十一条 登记机关应当做好本级电子登记档案安全管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。电子档案和传统载体档案具有同等法律效力。
第十二条 经营主体电子登记档案应当长期保存。已通过全程网办的方式办理登记并进行归档的档案，可以仅以电子档案保存。登记机关应当定期对电子登记档案进行备份。
第四章 档案的迁移
第十三条 经营主体变更住所（主要经营场所、经营场所）或者主要经营场所跨登记机关辖区的，应当在迁入新的住所（主要经营场所、经营场所）前，向迁入地登记机关申请变更登记，申请档案迁入无需向迁出地登记机关提出迁出申请。
经营主体因管辖登记机关变化需要迁移登记档案的，由迁入地登记机关和迁出地登记机关做好对接，无需经营主体开展迁移申请。
除法律法规规定外，迁出地登记机关无正当合法理由不得限制、妨碍经营主体登记档案的迁移。
第十四条 迁入地登记机关在准予经营主体迁入登记申请后，应向迁出地登记机关开具《准予迁入调档函》。迁出地登记机关收到迁入地登记机关开具的《准予迁入调档函》后，应当于1个月内将所有登记管理档案移交迁入地登记机关管理。
登记档案在迁入地登记机关和迁出地登记机关之间迁移期间，已实现电子档案数据对接的，不影响经营主体在迁入地登记机关办理登记业务。电子档案的迁移按照国家有关规定做好移交。
第十五条 迁出地登记机关移交档案时应当编制档案移交清单，列明移交档案的名称、卷号、时间、页码等内容。迁入地登记机关接收登记档案后，应当清点核对档案移交清单，将加盖迁入地登记机关或档案管理专用印章的登记档案移交清单送交至迁出地机关。
移交纸质档案的，迁出地登记机关应当通过专人送取、挂号信或特快专递方式将经营主体档案移交至迁入地登记机关，不得交由经营主体自带，邮寄移交时应对档案资料进行密封并加盖登记机关或档案管理专用印章。
移交电子档案的，迁出地机关要将登记档案的全部电子数据迁移至迁入地登记机关。电子档案无法实现数据对接的，应当打印迁移纸质档案并加盖登记机关或档案管理专用印章，按照纸质档案移交要求移交至迁入地登记机关。
迁出地登记机关应加强和迁入地登记机关的联系、配合，及时掌握跟踪迁移经营主体档案情况。
第十六条 登记机关应持续优化经营主体迁移程序，加快经营主体迁移数据共享、信息联通和电子档案传输信息化建设，推行网上办理，提升经营主体迁移便利度。
第五章 查询与利用
第十七条 登记机关按照管理权限开展档案查询工作，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第十八条 经营主体登记档案的查阅对象和查询权限为：
（一）公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关，可查阅与自身所办理案件相关的登记档案。
涉及登记机关作出登记决定时出具的审核类文件，仅向办理涉及登记机关的案件时进行查阅。
（二）受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构人员可以查阅与其办理事项相关的登记档案。
（三）公证、仲裁、鉴定等机构可以查阅与其工作内容相关的登记档案。
（四）经营主体可以查阅自身的登记档案。
（五）经营主体的投资主体可以查阅该经营主体的登记档案。
第十九条 查阅经营主体登记档案需填写查询档案申请表，提交单位出具的注明拟查阅经营主体全称的有效证明并出示查阅人的相关有效证件，供档案工作人员查验，主要包括：
（一）公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关，应当由其指定的查阅人提交所在机关出具的有效公函并出示本人的有效工作证件。
（二）律师应当提交所在单位出具的证明、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人的律师执业证件。基层法律服务工作者应当提交所在单位出具的证明、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人的工作证。法律援助人员应当提交法律援助机构的指派通知书、介绍信、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人有效工作证件。
（三）公证、仲裁等机构工作人员应当提交所在机构出具的有效证明并出示本人的有效执业证件。
（四）鉴定等机构工作人员应当提供有关单位委托其鉴定的委托书，提交所在机构出具的有效证明，出示本人的有效执业证件。
（五）经营主体的投资人、法定代表人或负责人，包括公司的法定代表人、有限责任公司的股东，农民专业合作社的法定代表人和成员，合伙企业合伙人、个人独资企业出资人、个体工商户经营者、各类分支机构的负责人等查阅个人任职或出资的经营主体登记档案的，应当提交合法有效的主体资格证明。
（六）其他人员查阅经营主体登记档案的，应当提交该经营主体出具的有效介绍信，持加盖经营主体公章的营业执照复印件或电子营业执照和指定查阅人员的有效身份证件查询。
第二十条 登记机关应当加强对登记档案的信息化工作，为社会提供经营主体登记档案记载的登记事项信息查询服务。任何组织和个人均可向登记机关申请查询登记事项信息。
申请人需要的，登记机关应在档案查询结果上加盖档案查询专用章。
第二十一条 提供社会查询的档案，登记机关应当逐步实现以电子化复制件代替原件。登记机关提供查阅利用的登记档案数字化副本应为符合国家标准的版式文件，逐页加载登记机关相关签章或标识，或加载登记机关档案查询电子印章。登记机关提供的登记档案数字化副本，具有与登记档案原件同等的法律效力。
第二十二条 鼓励有条件的登记机关通过互联网自助查询方式提供经营主体登记档案的查询服务。通过互联网自助服务查阅登记档案的，其查阅对象和查询权限参照本办法第十九的规定。
第二十三条 通过互联网自助查询经营主体登记档案的组织和个人应当配合登记机关进行身份核验。
经营主体可以使用其电子营业执照进行网上身份认证，查阅其本身的登记档案。
第二十四条 查阅对查阅所获取的档案仅限于工作上的正常利用，不得以其他不正当方式利用或用以牟取利益。前款所称其他不正当方式包括但不仅限于按照时间段、区域、行业等分类条件进行批量查询或者组合查询后编纂发布。
登记机关不得利用登记档案开展有偿服务活动或其他非法活动。
第六章 法律责任及附则
第二十五条 登记档案内容涉及国家秘密、商业秘密和个人信息等内容的，其保管和利用应当按照有关法律法规规定办理。
第二十六条 单位或者个人有下列行为之一，由县级以上档案主管部门、市场监督管理部门对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分:
（一）违规提供、抄录、复制、公布档案的;
（二）买卖或者非法转让档案的;
（三）篡改、伪造、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
（四）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的;
（五）不按规定向社会开放、提供利用档案的;
（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的;
（七）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的;
（八）玩忽职守，造成档案损毁、遗失的；
（九）其他依法应当给予处分的行为。
第二十七条 违反国家相关法律法规，造成登记档案丢失、损毁、失真、泄密，或有其他损害登记档案实体和信息安全行为的，依法依规追究相关人员责任，涉及犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。
第二十八条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团市场监督管理部门可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。
第二十九条 本办法自印发之日起执行。外国企业常驻代表机构的登记档案管理参照本办法。1990年6月6日发布的《企业法人登记档案管理办法》、《企业登记档案资料查询办法》同时废止。
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《经营主体登记档案管理办法（征求意见稿）》起草说明
经营主体登记档案是市场监管部门对经营主体登记管理过程的记录，对国家和社会具有重要的保存利用价值。为进一步规范登记档案的管理和开发利用，完善登记档案管理制度，便利企业档案跨区域迁移等，我们将原《企业法人登记档案管理办法》修订形成了《经营主体登记档案管理办法（征求意见稿）》（以下简称《办法》)。现就有关情况说明如下：
一、修订《办法》的必要性
1990年原国家工商行政管理局、国家档案局制定了《企业法人登记档案管理办法》，该办法实施三十多年来，对加强登记档案的收集、管理、利用，维护登记档案资源安全，服务国民经济发展发挥了重要作用。随着经济社会的快速发展，原《企业法人登记档案管理办法》已很难适应登记档案管理实际需要，亟需进行全面修订。
一是规定滞后情况需完善。2022年3月1日《市场主体登记管理条例》及实施细则实施后，原《企业法人登记管理条例》废止，《企业法人登记档案管理办法》的制定依据已发生变化，需修订完善。同时，2021年1月1日起修订施行的《档案法》中增加了“档案信息化建设”“监督检查”等内容，对档案管理体制、档案利用服务、档案安全保障制度等内容进行了规定，《企业法人登记档案管理办法》也需随之进行更新补充。
二是实践中突出问题需解决。随着全程电子化登记方式的普及，登记档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理，许多新情况新问题需要法律予以明确。同时，随着登记档案资料对经济社会发展的基础性、支撑性作用更加突出，社会公众查询利用登记档案资料的需求日益增长，迫切要求进一步创新和优化登记档案的查询利用服务形式。
二、修订工作总体思路
一是坚持法治思维，确保法规相互衔接协调。《办法》修订注重同现有法律法规和规章规范的衔接，以新修订的《档案法》和《市场主体登记管理条例》为依据，充分参考了登记注册和档案业务规范以及《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等规定，力求为经营主体登记档案管理工作提供有力的法治保障。
二是坚持问题导向，立足实际完善相关制度。《办法》修订充分考虑登记档案工作实践基础，集中力量解决突出问题。如，明确了登记档案保管期限和鉴定销毁标准、规范了登记档案跨区域迁移程序、明确了登记档案文件归档范围、加强了登记档案数字化应用和信息化建设要求等。
三是坚持与时俱进，紧跟时代改革创新。《办法》修订结合新形势下社会公众和各类经营主体对于登记档案管理工作的需求，进一步更新档案管理理念和服务方式。如，规范了线上登记档案查阅办法、明确了登记档案资料查询利用层级，明确了登记电子文件归档和登记电子档案管理的相关要求等。
三、修订的主要内容
原《企业法人登记档案管理办法》共五章二十四条，《办法》修订后共六章二十九条，包括总则、收集与保管、档案信息化建设、档案的迁移、查询与利用及法律责任及附则。
（一）总则。对立法目的、制定依据、含义内容、主要任务、基本原则、管理体制等进行了明确。
（二）收集与保管。明确了经营主体登记档案由经授权的档案管理部门建立和管理，对登记档案的适用范围、文件收集、立卷标准、移交管理制度、存储环境条件、保管期限作出了规定。
（三）档案信息化建设。对电子档案的含义内容、管理部门、归档要求、安全管理、系统建设等进行了明确。
（四）档案的迁移。明确了经营主体登记档案迁移的程序，迁入地和迁出地的工作职责，指出移交纸质档案和电子档案的工作要求，持续优化经营主体迁移程序，推行网上办理，进一步完善登记档案迁移管理制度。
（五）查询与利用。规定了登记档案按照管理权限开展档案查询工作，对查阅对象和查询权限、需要履行的手续等内容进行了明确。
（六）法律责任及附则。充分参照《档案法》规定的法律责任，明确了档案工作有关人员应当承担的法律责任。同时，给予地方自主权，明确规定各地市场监管部门可参照本办法制定登记档案管理办法。
四、重点问题说明
（一）关于登记纸质档案的保管期限。《档案法》第二十一条规定，“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。”市场监管部门作为经营主体登记档案的主管部门，《办法》中按照经营主体存续状态和注销状态规定不同的保管期限。其中，存续状态的经营主体纸质登记档案保管期限为永久。已注销经营主体纸质登记档案保管期限为20年，自其注销之日起计算。
一是考虑到存续时间较长的经营主体纸质档案，保管条件差、自然老化严重等情形，需要明确档案保管期限，保障档案的完整和安全；二是考虑到《民法典》规定行使民事权利的诉讼时效最长为20年，为保障利害关系人民事权利，暂定已注销经营主体纸质档案保管期限为20年；三是为保证档案的延续性，在纸质档案销毁前，要求登记机关应通过信息化手段建立纸质档案的电子化副本。
（二）关于全程电子化登记档案的保管期限。《档案法》第三十七条规定，“电子档案与纸质档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”在《办法》中明确登记电子档案的法律效力，同时考虑到近年来全程电子化登记形成的电子档案越来越多，部分地方对电子档案依然采用打印纸质档案的方式进行备份管理，为缓解日益沉重的库房压力，明确了通过全程电子化登记方式产生的登记档案，符合电子登记档案真实性、完整性要求的，无需另行打印纸质档案副本，不作单独存放要求。
（三）关于登记档案的查询利用。将登记档案资料信息按照是否涉及国家秘密、商业秘密、个人信息分为基本资料档案和登记管理档案，并根据不同查询对象明确了不同的查询权限和查询手续。根据实际工作需求，新增经营主体的投资主体可以查阅该经营主体的登记档案。
（四）关于登记档案的跨省迁移。聚焦经营主体反映强烈的登记档案跨省迁移认定难、办理难等问题，在《办法》中进一步明确了迁出地、迁入地市场监管部门的工作职责，明确登记档案的移交方式，规范登记档案迁移流程，确保登记档案互通互认。通过持续优化经营主体迁移程序，推行网上办理，提升经营主体迁移便利度。
来源 | 市场监管总局